Job Title
Property Administrator/Administrateur/ Administratrice de propriétéJob Description Summary
Performs the administrative functions of the Property Management Team assuring a high level of professionalism in property issues, including timely response to and resolution of any tenant requests or concerns.Job Description
ESSENTIAL FUNCTIONS AND RESPONSIBILITIES
May be responsible for one or more of the following:
KEY COMPETENCIES
1. Communication Proficiency (oral and written)
2. Customer Focus (internal and external)
3. Organization Skills
4. Interpersonal Skills
5. Initiative
6. Multi-tasking
IMPORTANT EDUCATION
High school diploma/GED equivalent; Bachelor Degree preferred
IMPORTANT EXPERIENCE
Customer service experience preferred
ADDITIONAL ELIGIBILITY QUALIFICATIONS
WORK ENVIRONMENT
This job operates in a professional office environment. This role routinely uses standard office equipment such as computers, phones, photocopiers, filing cabinets and fax machines.
PHYSICAL DEMANDS
The physical demands described here are representative of those that must be met by an employee to successfully perform the essential functions of this job. While performing the duties of this job, the employee may need to stand and walk for extended or continuous periods of time. They must be able to ascend and descend staircases, ladders, and/or step stools and may be required to travel outside between buildings in varying outdoor weather conditions. The employee may also be regularly required to remain in a stationary position (sit or stand) for 85% of the time; regularly operate office machinery.
FONCTIONS ET RESPONSABILITÉS ESSENTIELLES
Peut être responsable d'un ou plusieurs des éléments suivants :
Fournir un soutien administratif complet, y compris une assistance téléphonique, la saisie des rapports, le classement et la distribution de la correspondance
Planifier et coordonner des réunions/événements spéciaux, sur demande
Aider aux activités d'administration des baux, y compris les contacts avec les locataires et les informations sur les assurances ; générer des rapports
Préparer et coordonner les propositions d'offres, les contrats de service et les factures approuvées. Aider au processus d'appel d'offres et assister le(s) gestionnaire(s) immobilier(s) dans leurs efforts pour assurer le respect des politiques et procédures de C&W.
Préparer et coder les factures pour l'approbation du gestionnaire immobilier
S'assurer que le bureau est approvisionné en fournitures de bureau et autres articles nécessaires à l'entretien du bureau
Assurer l'achèvement rapide et précis du contrat et des certificats d'assurance dans le logiciel d'administration des contrats
Suivre et classer les contrats et les certificats d'assurance ; maintenir un système de suivi des expirations
Surveiller et maintenir le système de bons de travail d'entretien de la propriété et préparer des rapports mensuels pour le gestionnaire immobilier sur l'état des bons de travail des locataires.
Maintenir le système de bons de commande immobiliers
Tenir à jour les dossiers de baux et de contrats, ainsi que d'autres dossiers situés au sein du bureau de gestion immobilière.
Promouvoir et favoriser des relations positives avec les locataires et les clients et suivre les appels de service au besoin
Participer aux rapports de gestion mensuels et trimestriels ainsi qu'à la préparation du budget annuel
Traiter les heures du personnel de gestion et d'entretien, les factures des locataires via la comptabilité, les notes de frais, les relevés mensuels des compteurs des propriétés et les demandes de contrôle pour examen et approbation.
COMPÉTENCES CLÉES
1. Compétence en communication (orale et écrite)
2. Orientation client (interne et externe)
3. Compétences organisationnelles
4. Compétences interpersonnelles
5. Initiatives
6. Multitâche
ÉDUCATION IMPORTANTE
Diplôme d'études secondaires/équivalent GED ; Baccalauréat préféré
EXPÉRIENCE IMPORTANTE
Expérience en service à la clientèle préférée
QUALIFICATIONS D'ÉLIGIBILITÉ SUPPLÉMENTAIRES-
Maîtrise de la suite Microsoft Office
Capacité à donner et à recevoir des directives, à interagir avec les décideurs de manière professionnelle et à conserver des informations confidentielles
ENVIRONNEMENT DE TRAVAIL
Ce travail s'effectue dans un environnement de bureau professionnel. Ce rôle utilise régulièrement du matériel de bureau standard tel que des ordinateurs, des téléphones, des photocopieurs, des classeurs et des télécopieurs.
EXIGENCES PHYSIQUES
Les exigences physiques décrites ici sont représentatives de celles qui doivent être satisfaites par un employé pour remplir avec succès les fonctions essentielles de cet emploi. Dans l'exercice de ses fonctions, l'employé peut devoir rester debout et marcher pendant des périodes prolongées ou continues. Ils doivent être capables de monter et de descendre des escaliers, des échelles et/ou des escabeaux et peuvent être amenés à se déplacer à l'extérieur entre les bâtiments dans des conditions météorologiques extérieures variables. Le salarié peut également être régulièrement amené à demeurer dans une position stationnaire (assis ou debout) pendant 85 % du temps ; utiliser régulièrement des machines de bureau.